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Se Booking ti chiede di compilare il modulo KYP, sta verificando il soggetto con cui intrattiene il rapporto commerciale. KYP significa Know Your Partner.
La prima cosa da chiarire è che il KYP non esiste solo su Booking. Anche KAYAK utilizza ufficialmente un processo Know Your Partner per i propri partner commerciali. Questo non significa però che esista un unico “modulo KYP europeo” obbligatorio e identico per tutte le piattaforme: il nome, i dati richiesti e il processo dipendono dal servizio e dal rapporto con il partner.
Booking utilizza il KYP per verificare il partner associato all’account. La piattaforma può richiedere dati identificativi, informazioni sull’attività o sulla società e documenti necessari alla verifica. Booking pubblica una guida ufficiale dedicata alla compilazione del modulo Know Your Partner.
Anche KAYAK usa espressamente il termine Know Your Partner. Nella propria documentazione spiega che i partner commerciali nuovi ed esistenti devono fornire informazioni aggiuntive tramite un questionario KYP per consentire a KAYAK di conoscere meglio l’organizzazione con cui sta facendo business e completare onboarding e setup dei pagamenti. KAYAK specifica che questa procedura riguarda i propri third-party partners. Riferimento: Know Your Partner Process at KAYAK.
Quindi il KYP non è una stranezza specifica di Booking. Il problema che abbiamo riscontrato noi riguarda invece il modo in cui Booking collegava il soggetto verificato alle strutture presenti nello stesso account.
È facile confondere procedure diverse perché tutte richiedono dati sul soggetto che utilizza una piattaforma. Ma non sono la stessa cosa.
Quindi è corretto dire che le piattaforme devono conoscere e verificare meglio i soggetti con cui lavorano, ma non è corretto ricondurre KYP, KYC e DAC7 a un unico obbligo o a un unico modulo europeo.
Nel caso di Booking, il KYP riguarda il partner associato all’account. Non va interpretato semplicemente come una scheda separata per ogni appartamento.
Questo diventa importante quando un account contiene più strutture. Se appartengono tutte allo stesso soggetto, il riferimento allo stesso partner verificato può essere perfettamente coerente. Se invece le strutture appartengono a proprietari diversi, bisogna prestare molta più attenzione a chi è associato al contratto, al KYP e agli incassi.
Quando Booking richiede la verifica, la procedura compare nell’area partner e nelle comunicazioni dell’account. È quindi meglio seguire la richiesta presente nell’extranet invece di cercare un modulo PDF generico fuori dalla piattaforma.
Se la verifica è già stata avviata, controlla anche i messaggi dell’account: Booking può chiedere chiarimenti, documenti o aggiornamenti dei dati.
Non necessariamente. Se più immobili appartengono allo stesso proprietario o allo stesso soggetto e sono gestiti sotto lo stesso account partner, possono fare riferimento allo stesso soggetto verificato.
Il problema nasce quando nello stesso account vengono concentrate strutture appartenenti a proprietari fiscalmente diversi, mentre contratto Booking e KYP continuano a identificare un unico partner.
Un proprietario può affidare la parte operativa a un property manager, a un collaboratore o anche a un familiare. Chi entra ogni giorno nell’extranet non deve necessariamente coincidere con il soggetto identificato come partner.
Se il gestore svolge soltanto l’attività operativa e non è il soggetto che deve risultare nel rapporto contrattuale o negli incassi, è importante mantenere separati accesso operativo e identità del partner. Il gestore può essere aggiunto con gli accessi necessari senza diventare automaticamente il soggetto associato al KYP.
Se stai configurando l’account da zero, trovi anche la nostra guida per proprietari su Booking.com.
Questa distinzione per noi non è teorica.
Prima dell’introduzione obbligatoria della ritenuta sulle locazioni brevi gestivamo su Booking appartamenti appartenenti a proprietari differenti all’interno dello stesso account operativo. Dal punto di vista della gestione quotidiana quella configurazione funzionava.
Quando Booking ha iniziato a gestire la ritenuta e la Certificazione Unica, però, le strutture presenti nell’account sono state ricondotte al soggetto associato al KYP e al contratto Booking. Il risultato è stato una Certificazione Unica intestata a noi che comprendeva anche immobili appartenenti ad altri proprietari.
Il problema non era quindi l’esistenza del KYP. Era l’effetto della configurazione dell’account quando tutte le strutture risultavano collegate allo stesso soggetto verificato.
Da quel momento abbiamo separato con maggiore attenzione proprietario, gestore, account partner e soggetto fiscale. Abbiamo spiegato il problema a valle nella guida sulla Certificazione Unica Booking e Airbnb.
Una società di property management può avere un account Booking societario con contratto e KYP intestati alla società anche se gestisce immobili appartenenti a proprietari diversi.
Ma l’account societario, da solo, non determina automaticamente chi deve essere il soggetto fiscale di ogni incasso. Bisogna guardare anche al rapporto contrattuale e al flusso dei pagamenti: chi incassa, chi applica eventualmente la ritenuta e chi riversa il netto al proprietario.
Per questo KYP, contratto, titolarità delle strutture e flusso degli incassi devono essere coerenti tra loro.
Prima di confermare i dati verifica almeno quattro cose: chi è il partner dell’account, a chi appartengono le strutture, chi ha il rapporto contrattuale con la piattaforma e chi riceve gli incassi.
Se questi soggetti non coincidono, vale la pena fermarsi e verificare la configurazione prima di completare la procedura. È proprio questa sovrapposizione che nel nostro caso ha prodotto il problema con Booking.
No. Anche KAYAK utilizza ufficialmente un processo Know Your Partner e un questionario KYP per i propri partner commerciali.
No. Non esiste un unico modulo KYP europeo identico per tutti. Esistono diversi obblighi di verifica, compliance e reporting, e ogni piattaforma può adottare procedure e terminologie differenti.
Sono concetti vicini ma non necessariamente la stessa procedura. KYP significa Know Your Partner, KYC Know Your Customer.
Non necessariamente. È legato al partner/account. Il punto critico è verificare la configurazione quando nello stesso account vengono gestite strutture appartenenti a soggetti diversi.
Sì, se svolgi soltanto la gestione operativa puoi essere aggiunto con gli accessi necessari senza diventare automaticamente il soggetto associato al partner account.
Questa guida ha finalità informative. La configurazione corretta dipende dal rapporto contrattuale, dalla titolarità delle strutture e dal flusso degli incassi.
Se preferisci affidare anche questa parte a un unico interlocutore, nella nostra gestione completa degli affitti brevi a Genova coordiniamo account, annunci e attività operative mantenendo separati ruoli e responsabilità.
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